Verteilung der Verzeichnungsheiten des Bestandes "BBV-Import" auf einzelne Bestände

Bei der Übernahme der Benutzerdaten von BBV 7.4 in das AUGIAS-Archiv 8.1 werden die alten Ausleihdaten in einem Bestand BBV-Import zusammengefasst. Dieses war notwendig geworden, weil in der BBV 7.4 kein eindeutiger Abgleich der Eintragungen in den Feldern Bestand und Signatur des Formulars Archivalien-Ausleihe vorgenommen wurde. Die Archivalien-Ausleihe im AUGIAS-Archiv 8.1 verlangt aber eine eindeutige Zuordnung von Beständen und Signaturen, um einen reibungslosen elektronischen Leihverkehr zu gewährleisten. Somit war eine 1 zu 1 Übernahme der Altdaten nicht mehr möglich. Damit diese aber nicht verloren gehen, wurden diese in dem Bestand BBV-Import untergebracht. Die Alternative für jedes Kürzel in der BBV 7.4 einen Bestand anzulegen, war aus unserer Sicht nicht praktikabel, da dieses im Schnitt zu einer Verfünffachung der Bestandsdaten geführt hätte. Für diejenigen, die diese Altdaten wieder konkreten Beständen zugeordnet haben möchten, bietet sich eine Lösung über die Funktion "Objekte verschieben/kopieren" in der Bestandsregie an.
Bevor Sie mit dem Verschieben beginnen, müssen Sie ermitteln, welche Bestandskürzel in der alten BBV eingetragen wurden. Dieses geht am besten über die Ausgabe einer Konkordanz im Menü AUSGABEN> BESTÄNDEDETAILS. Wählen Sie dort den Bestand "BBV-Import" aus, klicken die Option Konkordanz an und wählen unter "Definition" das Titelfeld als Sortierkriterium und ersten Spalteninhalt aus. Als 2. Spalte bietet sich das Feld Lfd. Nummer an. Es empfiehlt sich diese Bestände in einem Tektonikordner "BBV-Altdaten" zu gruppieren, damit die aktuelle Bestandsstruktur von den Altdaten nicht direkt berührt wird. Wenn möglich, sollten Sie erkennbare Variationen eines Bestandes zusammenfassen, in dem Sie dafür nur ein generelles Kürzel verwenden.
Um die einzelnen Verzeichungseinheiten aus dem Bestand "BBV-Import" auf die jeweiligen Bestände zu verteilen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Gehen Sie in die Bestandsregie in klicken dort auf die Schaltfläche "Objekte verschieben/kopieren" und es öffnet sich das entsprechende Menü. Wählen Sie unter Anfügebestand den Bestand "BBV-Import" aus. Anschließend wählen Sie unter Zielbestand den ersten Bestand aus, der unter den "BBV-Altdaten" aufgeführt wird. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche "Filter". Es öffnet sich die Erweiterte Recherche, in der Sie unter "Feldauswahl" das Titelfeld auswählen. Tragen Sie jetzt das Bestandskürzel des Zielbestandes in das Feld Suchbegriff ein und bestätigen dieses mit der OK-Schaltfläche. Klicken Sie anschließend auf die Fernglas-Schaltfläche oben rechts und Sie gelangen wieder in das Menü "Objekte verschieben/kopieren". Dort klicken Sie auf die Schaltfläche "Filter anwenden" und anschließend auf "Ausführen". Die gefilterten Einheiten sind in den Zielbestand verschoben worden.
Diesen Vorgang müssen Sie für jeden Bestand einzeln wiederholen. Beachten Sie, wenn Sie einige der alten Kürzel unter einem Bestand zusammenfassen, dass als Suchbegriff die ursprünglichen BBV7-Kürzel für den Filter verwendet werden müssen.