1. Standardfunktionen
Einbindung in die Schriftgutverwaltung
Einbindung von Aufbewahrungsfristen
Volltextrecherche
Unterstützung archivischer Vorbewertung

2. ZdA-Verfügung
das System sollte über einen internen Prüfalgorithmus verfügen, der den Beginn der Transferfrist festhält

3. Übergabe an die Altregistratur bzw. das (Zwischen-)Archiv
das Ende der Transferfrist muss berechntet werden können
erfolgt die Übergabe in die elektronische Altregistratur bzw. das Zwischenarchiv nach Ablauf der Transferfrist automatisch oder manuell?
Konvertierung der Originaldokumente
bei IC-Format in PDF
bei NCI-Format in TIFF
auomatische oder manuelle Konvertierung
Konvertierung der Metadaten in ein einfaches Textformat (ASCII-Zeichensatz) oder XML-Format
Sind Multimedia-Dateien zur Konvertierung vorgesehen? Wenn ja, welche Formate werden unterstützt?

4. Elektronische Signaturen
Bei Übergabe in die Altregistratur bzw. das Archiv muss eine elektronische Signatur vergeben werden können, die die Integrität und Authentizität bewahrt

5. Aussonderungsverfahren
Die Erstellung, der Ex- und Import von Fristen- und Bewertungskatalogen sollte unterstützt werden
Ist ein Export im XML-Format möglich?
Sämtliche Meta-, Aussonderungs- und Bearbeitungsfunktionen müssen in der Aussonderungsdatei enthalten sein (z.B. Verfügungen, Ersteller, Version,...)
das Erzeugen der Aussonderungsdatei und des Abgabeverzeichnisses sollte automatisch erfolgen und protokolliert werden
Vollständigkeit der ausgesonderten Dokumente muss gewährleistet sein

6. Übergabe an das Archiv
die Daten müssen vollständig, dauerhaft lesbar und reproduzierbar bleiben
automatische Löschung der übergebenen Akten und sämtliche Protokoll- und Bearbeitungsinformationen aus dem DMS nach Abgabe an das Archiv

7. Metadaten
Mindestmetadatensatz:
jedes Dokument sollte über eine ID eindeutig identifizierbar sein
jede Akte soll mit eindeutigem Geschäftszeichen identifizierbar sein
Schlagwortvergabe